Aanraken is afmaken

Hoe stop je met multitasking?

Stoorzenders

Zet alle afleidendee notificaties en stoorzenders uit, voor zover dat mogelijk is binnen je functie.

  1. Zet je telefoon op stil.
  2. Zet je e-mailnotificaties uit.
  3. Vraag je collega's vriendelijk om je het komende uur met rust te laten, zodat jij echt productief aan de slag kunt.
  4. Heb oog voor notificaties en stoorzenders waar je je voorheen nog niet (genoeg) bewust van was en bedenk stuk-voor-stuk een praktische strategie om ermee af te rekenen.

Afspraken plannen

Plan je agenda niet alleen vol met afspraken met anderen, maar plan ook afspraken met jezelf in.

  1. Een belangrijke (onbewuste) drijfveer om te multitasken is gebrek aan tijd (lees:prioriteit) voor belangrijke zaken waar je maar niet aan toe komt. Daarom probeer je - al multitaskend - 'het allemaal maar te doen', om vervolgens telkens opnieuw bevestigd te worden dat je maar niet verder komt met je belangrijke klus. Blokkeer daarom je agenda vanaf nu wat vaker, bijvoorbeeld tussen 13.00 en 15.00 uur, om aan die grote klus te werken en zorg er voor dat deze persoonlijke afspraken ook zichtbaar zijn voor je collega's.

Communicatie-afspraken

Maak communicatie-afspraken in je team om het aantal onderbrekingen en afleidingen drastisch te verminderen.

  1. Gebruik bijvoorbeeld iMessage of WhatsApp om 'geruisloos' met elkaar te chatten over urgente zaken die niet kunnen wachten, zonder dat je collega's in dezelfde ruimte er last van hebben.

Taken

Focus op belangrijke taken.

  1. Werk je takenlijst (één voor één) af op volgorde van prioriteit. Het is vaak verleidelijk om met de simpele, kleine taken te beginnen. Maar start eens met die lastige taak, of de eerste actie om dat grote project in gang te zetten.
  2. Laat al het andere bewust naar de achtergrond verdwijnen terwijl je je alleen op die taak focust.

Tijd managen

Lees veel over het managen van je beschikbare tijd.

  1. Leer hoe je je in een hectische werkomgeving wapent tegen alle afleidingen, onderbrekingen en verleidingen die je afhouden van zaken die het belangrijkst voor jou en je organisatie zijn. Uiteraard zonder dat je je flexibiliteit verliest.

En nu?

Probeer jezelf vanaf nu structureel te betrappen op pogingen tot multitasken en pas dan (één van) de bovenstaande tips toe of bedenk je eigen strategie om ermee af te rekenen. Je zult zien dat je veel meer gedaan krijgt in minder tijd. Zo blijft er mooi tijd over voor een extra kop koffie, een effectieve pauze of misschien zelfs een middagje vrij.